Project Management Solutionプロジェクト管理 ソリューション
プロジェクトとは
プロジェクトとは、独自の目的・目標を設定し、それを期限内に達成させる一連の活動とされています。
古くは、古代エジプトにおけるピラミッド建設、人類初の月への有人宇宙飛行をしたアポロ計画、スマートフォンの新商品開発プロジェクトやITシステム開発プロジェクト、今やプロジェクトと名の付くものは千差万別です。
しかし、どのプロジェクトにおいても、もっとも重要なことは独自の目的・目標を期日までに達成することです。
達成させるためには、プロジェクト実行に関する知識や技術だけではなく、企業間やグループ間のコミュニケーションやコラボレーションをスムーズに行える手法/方法を用いなければ円滑に活動できません。
では、プロジェクト内でのコミュニケーション、コラボレーションをスムーズに行うのは簡単ことでしょうか。
コミュニケーション
プロジェクトにおけるコミュニケーションはマネジメント対象と考えられています。
良質なコミュニケーションは、プロジェクトの成功へ繋がる重要な鍵となります。
では、プロジェクトのコミュニケーションに起こりがちな問題とはどういったことでしょう。
プロジェクトのコミュニケーションは、ほとんどの場合、メール送受信で行われることが多いのではないでしょうか。
多くのプロジェクトから届いた声は、
- プロジェクトのメールが通常のメールと混在してしまう。
- 誤送信による情報漏洩なども心配である。
- 大事なメールやファイルを削除してしまった。
- メールの関連性・結果が分かりにくい。
- 担当者間・プロジェクトマネージャー間と相違内容になってしまった。
- どれが最新情報かわかりにくい。
- 誰が・いつ・何を変更・削除したかわかりにくい。
- プロジェクトに多くの会社、あるいは多国籍の会社が関わっている場合のコミュニケーションが難しい、あるいは時差などで制限がある。
では、上記のような様々な問題点を無くし、より質の高いプロジェクトにおけるコミュニケーションを行うためには、何が必要かということになります。
コラボレーション
協働、共働などと訳されることの多いコラボレーションの語源は、Co（共に）+ labor（働く）です。複数企業が参画するプロジェクトにおいては、その複数企業のメンバーがプロジェクトに関する情報を共有しなければなりません。質の高いコミュニケーションに加え、プロジェクトにおいて複数企業（ステークホルダー）が存在する場合、質の高いコラボレーションも当然必要となります。
では、プロジェクト内の企業間においてのコラボレーションを阻害するものとは、
- 複数会社・グループで共有していた情報・資料の最新版がどれだかわからくなった。
- 重複する情報があり、どちらが正しいかわからない。
- 誰が・いつ変更、あるいは削除したか不明である。
- 情報のアクセス権が制御できない。
- 承認ワークフローがわかりにくい。
- ファイルが自由にコピーされ、だれが所有しているか不明。システム部門で管理がきかない。
- 共有していたファイルサイズが大きくなり壊れてしまった。
- 社内サーバーにあり、資料など外部からサクセスできない。
より良いコラボレーションを実現するには、ドキュメントハンドリングや明確なワークフローを管理することが重要になります。
プロジェクトを一元管理できるシステムの必要性を感じるはずです。
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