Smart Mail Solutionスマートメール ソリューション

あなたが1日で受信するメールは、平均何通でしょうか？3桁という役職者にお会いすることも珍しいことではありません。非常に大量のメールを効率良く処理出来るように、元メールと返信メールの関連を後から読み解けるように、受信メールをフォルダ分類されている方も多いのではないでしょうか？私自身もその一人ですが、実はショックなことに、大量の受信メールを分類することはかえって非効率的なのだそうです。

では、フォルダ分類の代わりに、検索エンジンがあれば良いのでしょうか？個人データベースを肯定する意味で、個人最適化としては及第点の対応かもしれませんが、標準化などシステマティックに、組織全体での知的生産性向上を目指す場合には、全体最適となる他のアプローチを模索する会社が多いようです。

プロジェクト型の事業を営む当社では、プロジェクトを情報の集約単位と定めています。施設建設のプロジェクト、製造工程でのコンサルティングプロジェクト、GMP(製薬QMS)での教育プロジェクト、東南アジアへ進出する本邦製薬企業のマーケティング支援プロジェクト、海外現地法人の管理部系業務のプロジェクト、等々。
複数プロジェクトを掛け持ちする我々が、いかにして大量そして多種多様なコミュニケーション情報を捌けているか。その秘密の一つは、当社自社開発のスマートメール「CORRESSA」にあります。
どのコミュニケーション情報から優先的に読み、処理すべきか(「どれを後回しにすべきか」の対局)が簡単になれば、コミュニケーション効率が改善されるものと考えられませんか？

コミュニケーションには、F2Fの打ち合わせ、電話/ファクシミリ、電子メールのような手段での分類もあれば、通知/依頼/照会/など、情報の内容による分類もあります。プロジェクトで重要になるポイントは、確実に相手に伝えることと同時に、確実に指示/依頼事項を期限通りにやらせるということです。例えば、「○○のように、ドキュメントを更新してください。期限は○月○日です」のような内容です。
旧来のプロジェクト管理では、斯様な依頼事項の数々をどう管理していたのでしょうか？多くのプロジェクトマネージャーは、電子メールとExcelでやりくりしていたのではないでしょうか。
電子メールの場合、指示/依頼事項の内容をテキスト本文に書いてしまえば、それで終わり＝言いっ放しです。テキストですから、読み飛ばされてしまうことも多かったのではないでしょうか。

そこで、依頼相手、依頼内容、期限などを纏めたExcelファイルを手作業で作成して、遅れに気付けば都度、連絡をするというような具合でした。
指示/依頼も言いっ放しでなく、対応を完了するまでフォローしてゆくべき、というのが発言者であるプロジェクトマネージャーの責任であり、プロジェクトマネジメントを生業とする当社の基本的な考えです。
個人の備忘録(ログインユーザとしてしなければならない業務指示)としての位置付けもさることながら、当該プロジェクトに関与する自社全員のタスクを一覧化、管理してゆくことも、当社自社開発のスマートメール「CORRESSA」で可能になります。

複数プロジェクトを兼務し、社内外に業務指示する立場にある役職者が、タスク対応状況をリアルタイムに把握し、遅延を催促するようなことで、従来の電子メールに頼り切ることは最早、困難ではないでしょうか？
相手に情報、考えを伝えるコミュニケーションのツールも、その性質により使い分けるべきであると考えております。ビジネスSNS･チャットツール、従来の電子メール、スマートメールと、それぞれのコミュニケーションツールの特徴を踏まえた使い分けを知っていることが、適材適所を実践して行くことが、各社の情報戦略にとっての差別化となるのではないかと考えます。